Lögfræðingar í Frakklandi á netinu!


Stjórna líkamlega skjalasafn - records Stjórnun sameiginlegur


Skilvirkni stjórnun líkamlega skjalasafn fyrirtæki veltur á framkvæmd verkfæri og sérstakur aðferðirÞað er mikilvægt fyrir fyrirtæki til að hafa áhyggjur með skjölum hans. Miklu meiri en bara löglegt áráttu að fara, geymslu er nauðsyn. Stjórnun núverandi records, millistig og stjórnun á skjalasafn fyrir tveimur þjónustu ekki skipt og skipulögð á milli þeirra: skjalasafn þjónustu og records geymsla. Eins og svo, geymslu á pappír skjöl er aðferð sem hægt er að fljótt flókið ef reglur og góðum starfsháttum ef þeir eru ekki hitt, hvað varðar bæði flokkun í geymslu. Burtséð frá að mynda eða starfsemi fyrirtækisins stjórnun á skjalasafn er nauðsyn.

Hún fór létt, en það er byggt á aðgerðir fyrirfram einfalt: markmið skjalasafn er annars vegar, til að halda og halda skjöl félagsins í góðu ástandi, á hinn bóginn að finna þá eða skila þeim á hverjum tíma.

Það er þess vegna, það er ekki minnkað til einföld geymslu í röð til að fara með tímabil varðveisla pappíra, en er byggt á alhliða stjórnun pappír skjalasafn, sem er hluti af geymslu stefnu sem verður árangursríkur og sjálfbæra, þar stofnun þar til eyðileggingu á skjalasafn. Stjórnun núverandi og millistig skjalasafn fyrir umsýslu krefst tiltekin verkfæri og sérstakur aðferðir að teknu tilliti til að setja af þvingun tengjast stjórnun skjöl. Þetta geymslu aðferð krefst meira dauðastirðnun og rökfræði, vegna þess að það felur í sér: stjórnun líkamlega skjalasafn (og skjalasafn) getur ekki verið náðum. Innleiða öflugt og sannað hjálpar til að tryggja aðgengi, áreiðanleika, og heiðarleika skjöl. Þetta kerfið tryggir stuðning skjal frá sköpun til geymslu. Það býður upp á margir möguleikar, eins og framkvæmd aðferðir og aðgang réttindi. Með tilliti til reglugerð til að fara með, það eru ISO staðla sem eru sérstakar til geymslu, einkum standard ISO sem tryggir: Fyrir tiltekna tilviki opinber skjöl, standard ISO tryggir reglugerð þeirra skrifa svo að venjulegu ISO, eins og við hún er í umsjá stjórna gögn records. Þessi ISO kröfur eða NF eru send til marks, þeir eru ekki skyldunámi og eru ekki alltaf trygging afar fagmennsku. Þetta verður aldrei endurtekin nóg, ekki blekkjast af staðla.

Það er í gengi með þriðja aðila skjalasafn, í reynslu hennar, og hennar skilning þinn alvöru þarf, þú verður að finna hátalara sem þú þarft.

Á skjalasafn eru í boði fyrir öll skjöl framleitt eða berast fyrirtæki á hvaða fjárhagsár af starfsemi hennar. Þar af leiðandi, verða þeir að vera varðveitt: þeir rekja alla efnahags-og félagslega umsvif fyrirtækisins. Eins og til þeirra hvarfefni, þeir eru fjölbreytt: raunveruleg stjórnun veltur á því hvaða gerð af fjölmiðla til að geyma og flokka, en einnig til geymslu stefnu samþykkt af fyrirtækinu (viðeigandi að stofnunarinnar og tegund af starfsemi) eins og ákveðin tegund af hverju skjalasafn (kenningunni um þrjú aldri): Sameiginlegt Spurningar frammi stefnuna á sviði flokkun og geymslu á sameiginlegur skjöl tilkynningar um skjöl fyrirtæki uppfyllir grundvallarreglur að fylgja að flokka gagni, í raun og sjálfbærum í safn skjala fyrirtækisins.

Einum tíma eða öðrum, fyrirtæki andlit vandamál í geymslu og skjalavistun sem það verður að stjórna, eftir að þú hefur framleitt eða fengið. Við þrengir skjöl er ekki lausnin Til að finna heilbrigt ástand, það eru starfshættir stöðuna tilnefnd með almenna tíma fyrir Skýrslur Stjórnun.

Það er tæki til að records stjórnun sem mælir með því að fram við þá eins og sköpun þeirra: umfang Hennar er því takmörkuð við núverandi og millistig skjalasafn, en að teknu tilliti: sjónarhóli staðla og reglugerðir, Skrár Stjórnun er ferli geymslu einnig kassi. Records Stjórn hefur verið hlut í af alþjóðlegri standard EFNI, keypt í af sambandi française de normalisation (AFNOR) undir titilinn NF ISO. Records Stjórnun, því miðar að því að skrá og hugsa um skjalið, frá sköpun og því upp heimildarmynd ferli. Þetta er þess vegna sem það felur í nálgast flokkun áætlun eða flokkun áætlun, þar á meðal: Hvað á milli flokkun geymslu, það er falleg og vel sett í stað ofar í stjórnun samkvæmt flokkun kerfi rökrétt og innbyrðis. Það er því mikilvægt að við þjónustu í umsjá framkvæmd flokkun ætlar að spyrja réttu spurninganna, nefnilega: núverandi flokkun records er grundvallaratriði, það er sagt að vera frumlegur og samræmi vegna þess að hann verður að virða lífið á skjalasafn og að það þess vegna verður það mynd af starfsemi fyrirtækisins. Til að gera það, flokkun er gert frá sköpun og ekki skjalasafn eftir því, né til að draga úr þrengslum í haug af skjalasafn geymd án þess að hafa verið unnin eða raðað. Eins og að því hvernig á að flokka, það þarf dauðastirðnun. Það er gilt aðferð óháð tegund skjalasafn (núverandi, bráðabirgða, endanleg). Það er byggt á greinarmun á að vera á eðli efni: stöðuna er fast og duglegur þegar það er fór eins fljótt og framleiðslu áfanga skjalasafn. Því er ljóst að stofnun flokkun áætlun er ekki náðum og krefst mikils kröfur til þess að vera í góðum árangri. Það er þess vegna sem það verður að vera byggð á að laga: verður Það að falla stöðugt í horfur á að rannsóknum skjöl (hvernig á að auðvelt að finna skjal.) og þess vegna ætti að vera alhliða. Formgerðinni áætlun flokkun vinnur í rökrétt og skipulögð hátt.

Skjölin eru flokkuð og dreift samkvæmt rökrétt stef og stigveldi frá almennt að lagi.

Markmiðið er að fella öll skjöl án þess að tapa nákvæmni. Alhliða eðli er vegna þess að hann er í umsjá sóknar öll skjöl sem endurspeglar verkefni félagsins, starfsemi hennar. Allt sett af gögnum til að flokka óháð tegund miðli (pappír, mynd, CD rom, rafræn gögn) að Lokum, það eru þrjár gerðir af flokkun áætlun samkvæmt tegund af starfsemi fyrirtækisins (aðgerðir og starfsemi), stofnun (uppbyggingu aðgerð) og með hlut. Eins og skjalasafn af fyrirtæki eru spegilmynd af starfsemi hans, val, allir hugleitt að flokkun kerfi virk. Hins vegar er sambland af aðferðir er ekki að útiloka, að því tilskildu, auðvitað, ekki blanda bækistöðvar deild, og setja allar möppur í sama stigi. Að lokum, velgengni í flokkun kerfi fer eftir þjónustu skjalasafn að byggja vegna fullkomna þekkingu á rekstur, starfsemi fyrirtækisins og þjónustu það tekst. Þetta er ástæðan fyrir rannsókn fyrirfram er nauðsynlegt til að þróa áætlun flokkun þess"sérsauma". Takk fyrir framkvæmd Records Stjórnun innan fyrirtækisins sem vill til að stýra skjalasafn, það er nú hægt fyrir þetta síðasta eitt: stjórn á skjalasafn efni á að áætlun um árangri flokkun leiðir óhjákvæmilega til að fá tíma og afköst fyrir fyrirtækið og lækkun stjórnun kostar að fara í sömu átt. Í raun, flokkun systematized skjalasafn felur í umferð og aðgang mjög auðveldara, þannig að stuðla að þróa árangur af fyrirtækinu. Rökfræði geymslu verður að taka tillit lengd löglegt varðveislu skjöl í röð til að ákvarða hve lengi framleiðandi hefur áhuga á að varðveita geymslu efni, og örlög þessi skjöl í lok þessa tíma. Birgðum Bókaðu sameina magn og verðmæti eigna og skulda greind í skránni. Við ledger sem inniheldur ritningin af bók-journal aldursgreindum samkvæmt áætlun um reikninga fyrirtækisins, að halda og staðfesting á bækur sem þarf.